Как работает система маркировки товаров с 2019 года

Постепенно под маркировку попадает все больше категорий товаров. С 1 марта обязательной стала маркировка сигарет, с 1 июля — обувь, с 1 декабря — одежда, духи, шины, фотоаппараты и вспышки.

Чтобы не попасть под штрафы, советуем подготовиться к маркировке заранее — закупить или перепрошить оборудование, подключиться к ЭДО, приобрести электронную подпись и зарегистрироваться в системе мониторинга.

Пару слов о коде. Это специальное 2-D изображение с кодом формата Data Matrix, которое наносится на упаковку. Внешне выглядит как QR-код, но по сути все гораздо сложнее. Код программируется криптографическим методом шифрования и содержит намного больше информации, чем обычный штрихкод. 2-D сканер считывает код, даже если он частично поврежден. Data Matrix нельзя подделать и использовать повторно — система сразу выдаст мошенничество.

Созданием программы учета маркировки и разработкой оборудования занимался ЦРПТ — центр разработки перспективных технологий. Хранение, передача и обработка информация о маркированных товарах происходит через этот центр.

Что ждет малый бизнес

Для больших магазинов проблем не предвидится — как правило, они уже имеют все необходимое оборудование и подключены к системам. А небольшим предприятиям и ИП придется немного изменить привычную схему работы и проинструктировать сотрудников.

Для работы с поставщиками понадобится электронный документооборот (ЭДО) — вся информация о движении товара будет передаваться только в электронном виде.

Процесс получения товара также видоизменился. Теперь все коды в электронном универсальном передаточном документе (УПД) надо сверять с фактическими - теми, что указаны на товаре. Число кодов, которые нужно проверить, зависит от упаковки — маркировку наносят на каждую единицу (например, бутылку алкоголя) и на упаковку: коробки, паллеты и пр.

Алгоритм продажи маркированного товара теперь двухступенчатый. Cистеме маркировки нужно сообщать о том, что продукт реализован. Для этого, кроме обычного штрихкода, вы сканируете 2-D сканером Data Matrix, а касса выводит электронный чек — именно через чек касса сообщает о том, что маркированный товар продан конечному потребителю и выбыл из оборота.

Как подготовиться к маркировке — пошаговая инструкция

1. Купить и подключить, или обновить онлайн-кассу. У большинства предпринимателей онлайн-касса уже есть, так как закон об ее обязательности вышел еще в 2017 году. Если оборудования еще нет — советуем купить сейчас, чтобы не попасть под штраф. Что имеется в виду под подключением ККТ:
   • после покупки зарегистрировать его в ФНС
   • заключить соглашение с оператором фискальных данных (ОФД) и оплатить его работу;
   • подключить кассу к интернету.
2. Получить ЭЦП электронную цифровую подпись. Подпись нужна для работы в ЭДО — ей вы подписываете УПД от поставщиков. Для подключения к системе маркировки заявку на участие также можно подтвердить с помощью ЭЦП. Электронную подпись можно приобрести у аккредитованных центров или в МФЦ.
3. Подключиться к ЭДО. ЭДО выглядит как программа 1С. Чтобы подключиться, достаточно через интернет зайти в личный кабинет — никаких специальных программ не требуется.
4. Купить и подключить 2-D сканер. Обычный 1-D сканер не подойдет — оборудование должно считывать двухмерные коды DataMatrix.
5. В учетной системе и кассовой программе настроить работу с Data Matrix. Кассовая программа регистрирует продажи промаркированных товаров, а учетная система хранит информацию о них.
6. Зарегистрироваться на сайте ЦРПТ и подключиться к системе маркировки. Если товар уже участвует в эксперименте, подключайтесь к готовой системе: для шуб и лекарств — «Маркировка» для алкоголя — “ЕГАИС”, для продуктов животного происхождения — «Меркурий».
7. Для остальных товаров — табака, обуви и других действует система «Честный знак». Это национальная система маркировки с отдельным проектом на каждую категорию товаров. Советуем зарегистрироваться в программе, даже если ваш товар еще не попал под эксперимент. Вы сможете спокойно подготовиться к обязательной маркировке: купить оборудование, обучить сотрудников и настроить программу для передачи данных.
8. Назначить ответственных сотрудников. После того, как вы подключились к ЭДО и приобрели цифровую подпись, определите, кто из сотрудников будет ответственным за подтверждение УПД. В большом или среднем магазине работу можно поручить бухгалтеру или товароведу. В малом бизнесе это можно делать самому или обучить кассиров работе с сервисами. Обязанности ответственных — проверять УПД и сверять фактические коды и маркировки и те, что указаны в документе.
9. Обучить персонал. Так как правила маркировка меняет правила продажи товара, продавцов нужно проинструктировать о том, что теперь нужно сканировать 2 кода - обычный штриховый и Data Matrix.

Во сколько это обойдется

Чтобы участие в эксперименте по маркировке не стало неприятной и дорогой неожиданностью, лучше заранее знать, насколько подготовка затратна по финансам, и какие трудности могут ждать на пути. Приведем приблизительную стоимость на оборудование и программное обеспечение:

1. Кассовый аппарат нового образца с фискальным накопителем. Для ИП и среднего бизнеса подходящая по мощности касса в среднем стоит 11500 руб - это без фискального накопителя.
2. Комплекс — с программным обеспечением, фискальным накопителем и подключением к ОФД — обойдется примерно в 17600 руб., но зато не придется искать и выбирать все составляющие отдельно. Хорошая новость: для ИП на патенте или ЕНВД предусматривается налоговый вычет — 18000 руб. для каждой кассы. Это относится и к фискальному накопителю, и к услугам по его установке — а значит, вы полностью компенсируете все затраты.
3. Адаптация кассы. ККТ можно легко перепрошить под маркировку, если аппарат не старше двух лет. Для это достаточно обновить программное обеспечение. На обновление ПО цена начинается от 600 руб., на обновление ФН — от 800 руб.
4. ЭЦП — 2500 руб.
5. 2-D сканер. Средняя цена — 4000 руб., но можно найти и дешевле.
6. Купить или обновить кассовую программу с поддержкой чеков реквизитами “код товара”. Цена зависит от специфики товаров и набора функций. Минимальная стоимость: 500 — 1000 руб.

Таким образом, даже если с нуля покупать все оборудование, большую часть суммы компенсирует государство. Вам придется заплатить только за сканер, программное обеспечение и электронную подпись, если ее нет. Итого примерно 10000 руб + ежемесячная оплата программного обеспечения.