Как работает система ЕГАИС алкоголя, общепита - автоматизированная информационная система

ЕГАИС расшифровывается как единая государственная автоматизированная информационная система. Это программа маркировки и мониторинга алкогольной продукции.

ЕГАИС была создана, чтобы отслеживать и не допускать к продаже алкогольный контрафакт. Для этого на каждой таре и в УПД (универсальном передаточном документе) производитель указывает название напитка, дату и место розлива, объем и градус крепости, а также правильность начисления акциза. Если данные на таре и в сопроводительных документах не совпадают — товар подлежит уничтожению.

ЕГАИС гарантирует точность учета импорта, производства и оборота этилового спирта и спиртных напитков. Также с ее помощью удобно вести учёт федеральных и акцизных марок, а также анализировать статистику спроса алкоголя в РФ и ставить дальнейшие прогнозы по производству и обороту.

Единая автоматизированная информационная система ЕГАИС

Принцип работы

  1. На каждую бутылку производитель или импортер клеит код маркировки.
  2. При реализации товара информацию о каждой бутылке он отмечает в системе с указанием контрагента — оптовой компании. Компания в свою очередь так же вносит данные, когда получает партию товара.
  3. Розничный магазин получает продукцию и сверяет код маркировки на упаковке и код в УПД — универсальном сопроводительном документе. Если количество бутылок в накладной и в партии расходятся, об этом нужно сообщить системе — сформировать акт расхождений и отправить в ЕГАИС. После того, как поставщик подтвердит акт, тогда система изменит данные, чтобы у магазина не было проблем.
  4. В магазине клиент может просканировать код в приложении на телефоне и узнать все о товаре.
  5. Для продажи работник дважды сканирует бутылку — обычный штрихкод и код маркировки.
  6. Покупатель получает чек с QR-кодом.

Как было и как будет

Специалисты считают, что ЕГАИС стала пробной версией системы мониторинга для лесозаготовительной и деревоперерабатывающей отраслей — для них ввели подобную систему.

  1. Вначале систему были обязаны использовать только производители и оптовики. Она появилась в 2005 году, но из-за плохого программного обеспечения полноценно внедрить ее удалось только спустя три года.
  2. В 2012 году розничные магазины стали должны сдавать декларации о том, сколько бутылок крепкого алкоголя и пива они продали.
  3. В декабре 2014 года розничные магазины в городах стали применять ЕГАИС в обязательном порядке. Спустя пару лет это обязали делать и розницу в удаленных пунктах.
  4. В 2018 к системе подключились и заведения общепита.
  5. С 1 января 2019 года постепенно вводится система контроля за виртуальной торговлей спиртными напитками. Скоро сбыт алкоголя через сайты станет возможен только с использованием специальной маркировки PDO и PGI.
  6. 2020 год. Оптовые продавцы алкоголя смогут работать только со специальной лицензией.
  7. 2022 год. Продавать любые спиртные напитки будет разрешено только через единую всероссийскую систему.

ЕГАИС в общепите

До 2018 года общепит не входил в список предприятий, обязанных регистрировать продажи алкогольной продукции в ЕГАИС. Но соответствующие федеральные службы постепенно сужали рамки.

В 2016 общепиты стали вносить в ЕГАИС данные о закупках алкоголя. Сделать это было просто: найти в системе документы от поставщика и подтвердить получение

С января 2017 года государство обязало заведения вносить в систему данные об остатках алкоголя. Выглядело это как ежедневный журнал, написанный от руки: указывался код алкогольной продукции и количество реализованного. Тогда еще код ставился только на общую партию, а запросить остаток можно было в ЕГАИС или из приходных документов. Иными словами, ЕГАИС было не важно, какая именно бутылка продана.

С 1 января 2018 года акт списания в ЕГАИС дополнился обязательным полем, в котором нужно указывать марку на конкретной бутылке. Получается, что для ежедневного списания проданного алкоголя нужно сканировать каждую единицу товара — все практически так же, как в обычном розничном магазине. Небольшое отличие состоит в том, что в магазинах бутылка целиком списывается в момент продажи, а в ресторанах напитки можно использовать частями. Для этого оформляется операция в журнал продаж и составляется «Акт вскрытия тары» с указанием в ЕГАИС акцизной марки.

Как подключиться

Если в 2019 году ваш бизнес до сих пор не задел закон о маркировке, приведем поэтапные рекомендации:

  1. Приобрести крипто-ключ с электронной подписью. Крипто-ключ — это специальная флешка. Через нее вы будете входить в ЕГАИС. На флешку загрузите электронную цифровую подпись (ЭЦП), чтобы ей подписывать документы — чеки, акты, накладные. Если бизнесмен имеет несколько торговых точек, для каждой нужна уникальная ЭЦП.
  2. Затем нужно сформировать защитный ключ RSA. Это сертификат для защищенного соединения с ЕГАИС. Он бесплатно загружается на крипто-ключ через сайт системы. Войдите в личный кабинет ЕГАИС с помощью подписи и нажмите «Показать сертификаты». На экране появятся сертификаты с данными о ваших точках продаж: ИНН, КПП, ФИО руководителя и электронная почта. Они понадобятся для записи RSA-ключа.
  3. Установить УТМ. Это специальная программа для связи с ЕГАИС. Скачать программу можно в личном кабинете. Для использования УТМ можно приобрести УТМ-хаб — это специальный мобильный мини-компьютер для программы. Можно обойтись и обычным стационарным ПК, но тогда он должен стоять рядом с кассой.
  4. Подключаем 2-D сканер. Для продажи крепких напитков сканер должен уметь считывать QR-коды. Если вы торгуете только слабым алкоголем (пиво, сидр, медовуха, пуаре), будет достаточно 1-D сканера.

Важно знать

  • отчет по ЕГАИС должен отправляться на ЕГИС-сервер не реже, чем один раз в три дня;
  • даже если вы разом продаете большое количество ящиков — каждая бутылка сканируется отдельно;
  • если сканер не может прочитать 2D код (например, он поврежден или стерт) — товар нельзя продавать клиенту. Бутылку нужно вернуть поставщику или списать в убыток.